''Jetzt habe ich den kompletten Überblick!'' -
GWAVA EMEA nutzt RS TaskGroup intensiv

''Ich arbeite ständig an verschiedenen Projekten gleichzeitig'', beschreibt Christian Heselhaus eine der Anforderungen, die seine Position als Marketingleiter der GWAVA EMEA GmbH mit Sitz im westfälischen Ahaus mit sich bringt. ''Bevor wir RS TaskGroup von Raikosoft für uns entdeckt haben, lief das genau so, wie das wohl fast jeder aus seinem Arbeitsalltag kennt oder kannte.''

Damit meint Heselhaus die typische Zettelwirtschaft, verschiedene Tools für Brainstorming und To-do-Listen, permanente Reibungs- und Informationsverluste, kurz: einfach zu viele Schnittstellen, an denen wichtige Ideen und Aufgaben verloren gehen konnten.

Die Herausforderung

''Das hat mir gelegentlich durchaus unruhige Nächte bereitet, vor allem, wenn ein größeres Event von uns kurz bevor stand'', erinnert sich Christian Heselhaus an die Zeiten ohne RS TaskGroup. Die Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung solcher Veranstaltungen sowie von Konferenzen und Messeauftritten wie zum Beispiel bei der CeBIT ist einer der Tätigkeitsschwerpunkte des Marketingleiters.

Doch auch für die Vorbereitung von Werbekampagnen im Digital- und Printbereich sowie für die Pflege der Internetseite von GWAVA und die entsprechenden Social-Media-Aktivitäten vermisste er eine umfassende Organisationssoftware, mit der er seinen kompletten Tätigkeitsbereich abbilden konnte.

Die Lösung

''Wir haben RS TaskGroup inzwischen seit etwa einem Jahr im Einsatz und arbeiten aktuell mit der Version 2.0'', erklärt Heselhaus. ''Wenn ich den immensen Nutzen dieser Software mit einem Satz beschreiben sollte, würde ich sagen: keine Angst mehr vor dem Vergessen.''

Die sortierte und strukturierte Arbeitsweise vor großen Events bringt Ruhe in den gesamten Ablauf. Vor allem schätzt der Marketingleiter die Möglichkeit, RS TaskGroup von Anfang an als Brainstormingtool zu verwenden und aus den so erfassten Ideen dann direkt und ohne Umwege konkrete Planungsschritte und Aufgaben zu generieren.

Der Effekt

''Das ermöglicht mir jederzeit den vollen Überblick nicht nur über meine aktuellen Tasks, sondern auch eine effektive Kontrolle in meinem Team. Dank der stetigen Statusupdates leisten meine Mitarbeiter einen Beitrag zu ihrer eigenen und zu meiner Sicherheit, denn so haben wir alle unsere Deadlines immer im Griff.''

Für Christian Heselhaus, der für GWAVA EMEA zusätzlich viel unterwegs ist, bringt dabei auch die browserbasierte Funktion von RS TaskGroup einen echten Gewinn. Egal ob auf dem Mobiltelefon oder einem Tablet – er behält auch von jedem mobilen Endgerät aus jederzeit den kompletten Überblick und kann neue Aufgaben direkt an sein Team verteilen.

Die Akzeptanz

''Meine Mitarbeiter haben RS TaskGroup von Anfang an voll akzeptiert und als echte Erleichterung empfunden'', beschreibt Christian Heselhaus. ''Uns hat besonders gut gefallen, dass wir für uns fehlende Tools an Raikosoft rückkoppeln konnten und viele dieser Features in der aktuellen Version 2.0 umgesetzt wurden. Schön, wenn Hinweise von Anwendern so ernst genommen werden.''

Der ''kurze Draht'' zum Hersteller ist für den Marketingleiter auch heute noch sehr wichtig, denn so können neue Anforderung auch weiterhin als Anregung schnell weitergegeben werden – mit positiven Effekten für Hersteller und Nutzer.

Das Unternehmen

Die GWAVA EMEA GmbH ist die europäische Niederlassung eines kanadischen Softwareherstellers und bietet Unternehmenslösungen rund um Messaging-Security, Archivierung und Management. GWAVA hat strategische Beziehungen zu Microsoft, Novell, Kaspersky, Verizon Wireless sowie Research in Motion (RIM) und ist weltweit bei 15 Millionen Benutzern in 60 verschiedenen Ländern im Einsatz.

Vom Sitz in Ahaus werden der Vertrieb, das Marketing und der Support für den Bereich EMEA (Europe, Middle East, Africa) gesteuert und abgewickelt.

Der Kontakt

GWAVA EMEA GmbH
Herr Christian Heselhaus
Industriestraße 15
48683 Ahaus

Tel.: 0 25 61/3 02 49-1 12
Mail: christian.heselhaus('at')gwava.eu
Home: www.gwava.com

''Es hat uns auf Anhieb sehr gut gefallen!'' -
Belimed Sauter AG setzt auf RS TaskGroup 2.0.

Als einer der drei weltweit führenden spezialisierten Anbieter von Systemlösungen für die technologiebasierte Infektionsprävention in der Medizin, im Bio-Pharma-Bereich und in der Forschung ist das schweizerische Unternehmen Belimed Sauter AG immer wieder damit konfrontiert, neue Projekte zu initiieren.

Reto Stäheli, Diplomingenieur, Leiter der Steuerungstechnik im Bereich Anlagenbau für Sterilisatoren im Pharmabereich, führt ein erfolgreiches Team von Mitarbeitern. Er berichtet, mit welcher Organisationssoftware vorher gearbeitet wurde, welche Anforderungen es an eine neue Software gab und wie RS TaskGroup im Unternehmen läuft.

Vorher

Im Medizin- und Pharmabereich wurde die Planung der Aufgaben und Mitarbeiter traditionell über das E-Mail-System Microsoft Outlook abgewickelt. Hier kam auch der entsprechende Aufgabenplaner zum Einsatz. Zudem wurden einige Prozesse über Excel gesteuert und dokumentiert. Die so zur Verfügung stehenden Möglichkeiten waren jedoch zu begrenzt. Deshalb suchte Reto Stäheli eine Alternative und forschte im Internet.

Anforderungen

Die Planungs- und Aufgabensoftware sollte sowohl einfach zu bedienen sein als auch allen Ansprüchen genügen. Außerdem musste sie in einen kleinen Budgetrahmen passen.

Lösung

Sehr schnell kam Reto Stäheli auf die Website von Raikosoft und RS TaskGroup, wo er innerhalb weniger Stunden ''Feuer fing''. Nicht nur das gesamte ''Look & Feel'' der Software gefiel ihm sehr gut. Extrem wichtig war dem Schweizer auch die Benachrichtigung, die über die Erledigung oder andere Stati von verteilten Aufgaben informierte. ''Das war für uns essenziell'', bringt es der Diplom-Ingenieur auf den Punkt.

Ganz besonders gelungen findet er zudem, dass die Software webbasiert angeboten wird: ''So können wir die Software ohne Verwendung eines Citrix Clients optimal einsetzen'', beschreibt Reto Stäheli den direkten Nutzen für Belimed. ''Wir wenden dieses Tool in zwei Bereichen an: Erstens in der Entwicklung als Aufgabenplanung, also zur Erfassung, Besprechung und Zuordnung von Aufgaben. Die Benachrichtigung hilft uns hier sehr. Die zweite Anwendung betrifft vor allem Kundenrückmeldungen, die zur Weiterleitung an die Technik oder Produktion gegeben werden müssen.''

Insbesondere bei den Kundenrückmeldungen konnte mit RS TaskGroup 2.0 ein Innovationssprung erzielt werden. Denn in diesem Bereich müssen so genannte ''Tickets'' ausgelöst werden, was früher mühsam in Papierform erledigt wurde.

Akzeptanz

Inzwischen gehört für die Mitarbeiter der Belimed Sauter AG das Starten von RS TaskGroup 2.0 bei Arbeitsbeginn genauso dazu wie das Starten aller anderen Standardanwendungen, wie z.B. MS-Outlook.
Aktuell wird die Software in dem schweizerischen Unternehmen an 30 Arbeitsplätzen eingesetzt. Geplant ist ein weiteres Rollout zunächst bis zu 75 Arbeitsplätzen.

Da die Belimed Sauter AG ein weltweit agierendes Unternehmen ist, überlegt Reto Stäheli auch, den Schwestergesellschaften RS TaskGroup 2.0 zu empfehlen. Hier kommt es ihm sehr entgegen, dass die Software in Deutsch und Englisch zur Verfügung steht.

Kontaktdaten

Belimed Sauter AG
Zelgstrasse 8
CH-8583 Sulgen

Reto Stäheli
Dipl. Ing. FH NDS Software Engineering
Leiter Steuerungstechnik
www.belimed.com