RS TaskGroup WebApp-Support

Nein. RS TaskGroup ist relativ offen für eigene Strukturen. Grundsätzlich gliedert sich RS TaskGroup in Projekt-Ordner mit Aufgaben und Unteraufgaben. Sie können so eine ganz individuelle Struktur anlegen, die am Besten zu Ihnen und Ihrer Arbeitsweise passt.
Legen Sie z. B. ein Projekt ''Tag der offenen Tür'' an, und erzeugen alle zugehörigen Tasks in diesem Projekt. Oder Sie legen ein Projekt ''Intern'' an und erstellen einen Task ''Tag der offenen Tür'' in diesem Projekt, und die zugehörigen Aufgaben definieren Sie als Unteraufgaben. Beide Ansätze haben ihre Vor- und Nachteile. Vorteil der ''Projekt-Ordner''-Lösung ist die Rechtevergabe. Nur die Benutzer, die am Projekt ''Tag der offenen Tür'' mitarbeiten, haben das Recht, dieses Projekt zu sehen.

Das Standard-Projekt ''Alle Tasks'' ist ein personalisiertes Projekt und zeigt dem Benutzer alle Tasks aus allen Projekten an, auf die der Benutzer mindestens die Lese-Berechtigung besitzt. Dies hat den Vorteil, dass in einer Ansicht projektübergreifend alle Tasks gesammelt erscheinen und so bspw. eine leichte Filterung ermöglicht wird. Auch wird das Projekt für den Fall benötigt, dass dem Benutzer ein Task aus einem Projekt zugewiesen wird, auf welches er keine Berechtigungen besitzt. Dann wird der Task in dem Projekt-Ordner ''Alle Tasks'' angezeigt, ohne Bezug auf das ursprüngliche Projekt nehmen zu müssen.

Das personalisierte Projekt ''Persönlich'' besitzt jeder Benutzer. In diesem Projekt können Sie eigene Tasks erstellen, die entweder privater Natur sind oder sich keinem anderen Projekt zuordnen lassen. Es ist auch möglich, einem anderen Benutzer einen persönlichen Task zuzuweisen.

Öffnen Sie Ihren Internet-Browser, bspw. MS Internet Explorer 8.x oder höher, Firefox 4.x oder höher oder Google Chrome, und geben in der Adresszeile http://IhrServer.MeineInterneDomain.com ein. Haben Sie bei der Installation einen alternativen HTTP-Port angegeben, verwenden Sie die Adresszeile http://IhrServer.MeineInterneDomain.com:MeinPort. Selbstverständlich können Sie auch http://IP-Adresse des Servers verwenden, bspw. http://192.168.0.2.

Je nach verwendetem BackEnd, Inhouse-Lösung oder Cloud-Variante, lesen Sie bitte im entsprechenden Support-Bereich den Abschnitt: ''>Zugriff auf den Server'', bzw. ''>Zugriff auf die Cloud''.
Fragen Sie im Zweifel bei Ihrem Administrator oder Fachhändler nach der richtigen URL.

Wenn Sie beim Start der Oberfläche die Meldung erhalten, dass Sie einen ''Adblocker'' benutzen, rufen Sie die Optionen des Adblockers auf und deaktivieren den Adblocker für die Server-URL. Wenn Sie die Hinweismeldung mit 'OK' bestätigen, werden Sie auf eine Hilfe-Seite von Raikosoft.com umgelenkt mit weiteren Angaben und Hinweisen. Klicken Sie auf die Schaltfläche ''Abbrechen'', um den Ladevorgang der Oberfläche fortzusetzen.

Ihr Administrator hat für Sie ein Benutzerkonto mit einem Benutzernamen in RS TaskGroup eingerichtet. Diesen Benutzernamen müssen Sie in das Feld Benutzername eintragen. Unter Umständen hat Ihr Administrator Ihrem Benutzerkonto auch ein Passwort vorgegeben. In dem Fall tragen Sie das von Ihrem Administrator mitgeteilte Passwort in das Feld Passwort ein:


Der Anmelde-Dialog.

Sollte Ihr Administrator Ihnen kein Passwort mitgeteilt haben, lassen Sie das Feld leer. Sie werden nach der Anmeldung aufgefordert, ein neues Passwort zu vergeben.

Sie können optional Ihre Anmeldedaten speichern, wenn Sie die entsprechende Checkbox aktivieren. Dies bedeutet, dass beim nächsten Aufruf der Oberfläche die Felder Benutzername und Passwort schon vorausgefüllt sind. Wenn Sie die gesamte Oberfläche lieber in englischer Sprache angezeigt bekommen wollen, klicken Sie auf die Flagge und wählen die englische Sprache aus.

Nach dem erfolgreichen Anmelden sehen Sie die RS TaskGroup-Oberfläche:


Die dargestellten Tasks, Benutzer und Gruppen sind nur exemplarisch!

Das Konfigurations- und Schnellwahl-Menü

Dieses Menü finden Sie in der Oberfläche in der linken oberen Ecke.

		Über diesen Button erstellen Sie sehr schnell, egal in welchem aktiven Projekt Sie sich aktuell befinden, einen persönlichen Task, der in Ihrem ''Persönlich''-Projekt abgespeichert wird.
		Wenn Sie sich vom Server abmelden möchten, klicken Sie auf diesen Button.
		Diese Schaltfläche ist nur relevant, wenn Sie als ''admin'' angemeldet sind. Die einzelnen Konfigurationsmöglichkeiten sind unter dem Punkt >Einrichtung und Konfiguration Ihrer Server-Variante beschrieben.
		Um Ihr persönliches Benutzer-Passwort in RS TaskGroup zu ändern, klicken Sie hier. Sollten Sie Ihr altes Passwort vergessen haben, kann Ihr Administrator Ihr Passwort zurücksetzen.
		Öffnet ein ''Über RS TaskGroup''-Fenster mit Informationen zur eingesetzten Version.

Das Projekte-Menü

Das Projekt-Menü und die Projektauswahl finden Sie auf der linken Seite der Oberfläche.

		Um ein neues Projekt/eine neue Filteransicht anzulegen, benutzen Sie diese Schaltfläche. Sie benötigen innerhalb der Benutzerkonfiguration das Recht, neue Projekte anlegen zu dürfen. Für die Erstellung eines neuen Projektes oder einer neuen Filteransicht lesen Sie bitte unter dem Punkt >Einrichtung und Konfiguration Ihrer entsprechenden Server-Variante weiter.
		Selektieren Sie ein Projekt oder eine Filteransicht und klicken anschließend auf diesen Button. Es öffnet sich der Dialog mit den Projekteigenschaften. Die einzelnen Funktionen sind unter dem Punkt >Einrichtung und Konfiguration Ihrer entsprechenden Server-Variante beschrieben.
		Selektieren Sie das zu entfernende Projekt und klicken auf die Schaltfläche ''Projekt löschen''. Nach der Bestätigung der Sicherheitsabfrage wird das Projekt endgültig gelöscht. Sie benötigen in den Projekteigenschaften das Recht, dieses Projekt löschen zu dürfen.

		Der Fälligkeitsbaum wird in verschiedene Fälligkeiten unterteilt: Überfällig - Heute - Morgen - Alle - Erledigt. Die in den jeweiligen Ansichten angezeigten Tasks sind projektunabhängig und beziehen sich auf das Projekt ''Alle Tasks''. Dieses Projekt zeigt über Projektgrenzen hinweg alle Tasks an, auf die der angemeldete Benutzer mindestens das ''Lese''-Recht besitzt. Um mit den Fälligkeitslisten zu arbeiten, ist es zwingend erforderlich, in den einzelnen Tasks ein End-Datum zu definieren. Tasks ohne definiertes End-Datum werden in diesen Ansichten nicht dargestellt. Ausnahme hiervon bildet nur die Ansicht ''Alle''.
		In der Ansicht ''Überfällig'' werden alle Tasks angezeigt, die ein definiertes End-Datum besitzen, welches älter als das aktuelle Datum/Zeit ist.
		Anzeige aller Tasks, die am heutigen Datum die Fälligkeit erreichen.
		Anzeige aller Tasks, die am morgigen Datum die Fälligkeit erreichen.
		Anzeige aller Tasks in der Reihenfolge: Überfällig - Heute - Morgen - Demnächst - Ohne Fälligkeit. In der Sortierung ''Demnächst'' werden alle Tasks ab übermorgen und später gelistet.
		Die Ansicht ''Erledigt'' ist eine umgekehrte Fälligkeitsliste und zeigt in chronologischer Sortierung die schon erledigten Tasks an.
		Dieses Projekt ist ein benutzerbezogenes Projekt und nicht an ein Unternehmensprojekt gebunden. In diesem können Sie eigene Tasks erstellen und verwalten, die sich nicht in andere Projekte einordnen lassen. Es ist auch möglich, einem anderen Benutzer einen persönlichen Task zuzuweisen.
		Dies ist der unternehmensweite Projektbaum. Unterhalb werden alle Projekte gelistet, auf die Sie mindestens das ''Lese-Recht'' besitzen. Projekte, auf die Sie keine Berechtigungen besitzen, werden nicht angezeigt.
		''Alle Tasks'' ist ein Standard-Projekt für alle Benutzer. Es werden in diesem Projekt alle Tasks aus allen Projekten angezeigt, auf die Sie mindestens eine Leseberechtigung besitzen. ''Alle Tasks'' wird auch für den Fall benötigt, wenn Sie einen Task aus einem Projekt zugewiesen bekommen, auf welches Sie im Regelfall keine Berechtigungen besitzen.
		Dies ist ein Beispiel für ein manuell von Ihnen oder einem anderen Benutzer angelegtes Projekt. Hier sehen Sie hinter dem Projektnamen in Klammern die Ziffer 1 ''(1)''. Dies bedeutet, dass ein anderer Benutzer in diesem Projekt Ihnen einen neuen Task zugewiesen hat, den Sie noch nicht gelesen haben. Die Zahl zeigt immer die Anzahl von ungelesenen zugewiesenen Tasks an.
		Der unternehmensweite Filteransichtenbaum zeigt unterhalb alle auf dem Server gespeicherten Filteransichten an, in denen Sie als Benutzer definiert sind. Gespeicherte Filteransichten ermöglichen das schnelle Auffinden von Tasks in einem festgesetzten Rahmen.
		Dies ist eine Beispiel-Filteransicht, die alle Tasks mit einer Mindestpriorität ''7'' in einer Ansicht darstellt.

Das Benutzer- und Gruppen-Menü

Das Benutzer- und Gruppen-Menü finden Sie auf der linken Seite der Oberfläche unterhalb des Projekt-Menüs.

		Um einen neuen Benutzer/eine neue Gruppe anzulegen, benutzen Sie diese Schaltfläche. Sie benötigen innerhalb der Benutzerkonfiguration das Recht, neue Benutzer und Gruppen anlegen zu dürfen. Für die Erstellung eines neuen Benutzers oder einer neuen Gruppe lesen Sie bitte unter dem Punkt >Einrichtung und Konfiguration Ihrer entsprechenden Server-Variante weiter.
		Selektieren Sie einen Benutzer oder eine Gruppe und klicken anschließend auf diesen Button. Es öffnet sich der Dialog mit den Benutzereigenschaften. Die einzelnen Punkte sind unter dem Punkt >Einrichtung und Konfiguration Ihrer entsprechenden Server-Variante beschrieben.
		Selektieren Sie den zu entfernenden Benutzer oder die zu entfernende Gruppe und klicken auf diese Schaltfläche ''löschen''. Nach der Bestätigung der Sicherheitsabfrage wird der Benutzer bzw. die Gruppe endgültig gelöscht.

		Die in RS TaskGroup vorhandenen Benutzer werden in dieser Liste angezeigt. Das grüne Benutzer-Icon zeigt Ihnen an, dass dieser Benutzer aktuell am RS TaskGroup-Server angemeldet ist. Das Icon wird auch dann grün angezeigt, wenn der Benutzer über die RS TaskGroup iPhone/iPad-App mit dem Server verbunden ist. Das rote Benutzer-Icon zeigt Ihnen an, dass dieser Benutzer aktuell am Server nicht angemeldet ist. Klicken Sie auf einen Benutzer und öffnen so im Projekt-Fenster die jeweilige Benutzer-Übersicht. Diese Übersicht zeigt Ihnen weiter Informationen zu dem Benutzer an.
		Zeigt die in RS TaskGroup vorhandenen Gruppen an. Gruppen vereinfachen die Rechtevergabe auf einzelne Projekte.

Die Statusleiste und der Notifier





Die Statusleiste am unteren Bildschirmrand informiert Sie ständig über neue Aktivitäten und bietet auch Informationen über den angemeldeten Benutzer. Die Leiste zeigt die Gesamtanzahl der im aktiven Projekt vorhandenen Tasks an. Wenn Sie über die Anzeigeoptionen einen Filter gesetzt haben, wird die Anzeige für das Ergebnis erweitert: ''Filter-Ergebnis: 18 von 19 Tasks''. In der nächsten Spalte wird die summierte erwartete Zeit aller im Projekt vorhandenen Tasks ausgegeben. Der vollständige Name des Benutzers und der Servername werden ebenfalls angezeigt, damit Sie sich stets vergewissern können, mit welchem Konto Sie aktiv arbeiten. Die rechte Spalte der Statusleiste beinhaltet den sog. Notifier. Hier wird die Anzahl von neuen Benachrichtigungen ausgegeben, die Sie als angemeldeter Benutzer betreffen. Mit einem Klick auf diese Spalte öffnet sich der Notifier und zeigt Ihnen die neuesten Tasks an, die Ihnen zugewiesen oder aber als ''OK'' zurückgekommen sind. In der Konfiguration des Benutzers kann festgelegt werden, bei welchen Ereignissen der Notifier eine Meldung anzeigen soll. Sie können bei einer Notifizierung direkt mit einem Klick auf den angezeigten Task diesen zur Bearbeitung öffnen.

Ein neu geöffnetes Projekt zeigt sich immer in dieser Darstellung:


Beispiel zeigt das geöffnete Projekt ''Demo:Neue Webseite''

Das Projekt-Menü



Das Menü für die Bearbeitung eines Projektes ist in der Oberfläche von RS TaskGroup oben mittig zu finden. Alle geöffneten Projekte werden in sogenannten ''Tabs'' geöffnet. In diesem Beispiel sehen Sie, dass das aktive Projekt ''Demo: Neue Webseite'' im Vordergrund steht. Links daneben platziert sich das Projekt ''Alle Tasks''. Mit nur einem Klick auf den Tab von ''Alle Tasks'' wird das Projekt in den Vordergrund geholt und steht zur sofortigen Bearbeitung bereit. Um weitere Projekte in Tabs zu laden, müssen Sie nur in der linksseitigen Projektauswahl die jeweiligen Projekte auswählen.

		Wenn Sie dem Projekt einen neuen Task hinzufügen wollen, nutzen Sie diesen Schnellauswahl-Button. Es öffnet sich der ''Neuer Tasks''-Dialog. Definieren Sie hier Ihren Task und speichern diesen ab. Über diesen Button erzeugte neue Tasks werden in der Taskliste immer an oberster Position eingefügt.
		Wenn Sie in der Task-Liste einen beliebigen Task markiert haben, erzeugt dieser Schnellauswahl-Button eine Unteraufgabe (einen sog. Subtask) des markierten Tasks. Über diesen Button erzeugte Subtasks werden immer an erster Stelle unter dem markierten Task erstellt.
		Diese Schaltfläche erlaubt das Erstellen von neuen Tasks in einer bestimmten Abhängigkeit des zuvor markierten Tasks. Bei Auswahl öffnet sich ein Menü mit folgenden Menüpunkten: In der Liste oben: Der neue Task wird an oberster Position gespeichert, egal, wo sich der aktuell markierte Task in der Liste befindet. In der Liste unten: Identisch wie zuvor, der Task wird in diesem Fall selbstverständlich an unterster Position gespeichert. Über selektiertem Task: Der Task wird in gleicher Ebene, exakt eine Position über dem markierten Task gespeichert. Unter selektiertem Task: Identisch wie zuvor, der Task wird eine Position unter dem aktiven Task gespeichert. Subtask oben: Der neue Task wird als ''erster'' Subtask unter dem markierten Task angelegt. Subtask unten: Der Task wird, falls schon mehrere existieren, als unterster Subtask des markierten Tasks gespeichert. In der Ebene oben: Der Task wird, wenn der markierte Task bspw. der dritte Subtask in der Liste wäre, als erster Subtask gespeichert. In der Ebene unten: Identisch wie zuvor, der Task wird an unterster Stelle der gleichen Ebene gespeichert.
		Dieser Button löscht den markierten Task. Hinweis: Sie können keine Tasks löschen, die noch Subtasks besitzen. In dem Fall löschen Sie zuerst die Subtasks des betreffenden Tasks.
		Markieren Sie einen Task und klicken auf den ''Task bearbeiten''-Button, um den Task-Dialog zu öffnen und den Task zu bearbeiten. Den gleichen Effekt erzielen Sie, indem Sie den zu bearbeitenden Task doppelklicken.
		Wenn Sie die Position Ihres markierten Tasks verändern wollen, können Sie mit diesem Button den Task in der Liste nach oben verschieben.
		Die Funktion dieses Buttons ist identisch zum vorhergehenden, allerdings wird der Task in der Liste nach unten geschoben.
		Falls Sie die Taskliste exportieren möchten, können Sie das über diesen Button initiieren. Es öffnet sich der Export-Dialog. Definieren Sie Ihre Parameter und schließen den Export ab.
		Über diese Schaltfläche rufen Sie das Drucken-Menü auf. Es werden Ihnen von der Oberfläche zwei Optionen angeboten: Task drucken: Hierüber drucken Sie den aktuell markierten Task aus. Liste drucken: Wollen Sie hingegen die gesamte Liste ausdrucken, wählen Sie diesen Menüpunkt aus.
		Der Button für die Fälligkeitsansicht wechselt die normale Taskliste in eine ''flache'' Liste, in der die Tasks in Reihenfolge der angegebenen Fälligkeiten sortiert werden.

Die Taskliste



In der Taskliste werden Ihnen alle Tasks des geöffneten Projekts angezeigt. Die Darstellung erfolgt in tabellarischer Form und zeigt alle wichtigen Informationen zu den einzelnen Tasks auf einen Blick an. Tasks können in RS TaskGroup in beliebig viele Subtasks gegliedert werden, die wiederum Subtasks besitzen dürfen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift, um die Feldauswahl zu öffnen:



Dieser Dialog bietet Ihnen an, die Spaltenpositionen der Taskliste nach Ihrer Vorliebe zu bestimmen. Markieren Sie dazu eine Spalte und schieben sie mit den Pfeiltasten an die gewünschte Position. Durch das Abwählen einer Spalte wird diese in diesem Projekt in der Taskliste nicht mehr weiter angezeigt. Die Taskliste verwendet folgende Spalten:

Titel:		Der Titel eines Tasks. Häufig reicht dieser für die Beschreibung eines Tasks aus.
Priorität(!):		Die Priorität eines Tasks. Die Prioritäten erfolgen in Einer-Schritten von 0 - 10.
Fortschritt:		Wird ein Task aktuell bearbeitet, kann der Benutzer den Fortschritt des Tasks in den 10% Schritten definieren.
Erledigt:		Wenn ein Task als ''Erledigt'' oder ''Abgeschlossen'' gekennzeichnet wurde, wird dieser Haken gesetzt.
Erwartete Zeit:		Bei der Erstellung eines Tasks kann der Ersteller eine für die Bearbeitung des Tasks erwartete Zeit definieren. Diese wird in dieser Spalte angezeigt.
Investierte Zeit:		Sie können bei einem Task die automatische Zeiterfassung starten und/oder die investierte Zeit manuell beim Task hinterlegen. Ist die investierte Zeit eines Tasks kleiner als die erwartete Zeit, wird die Zeit in grüner Schrift ausgegeben. Ist die investierte Zeit größer als die erwartete Zeit, erfolgt die Ausgabe in roter Schrift.
Erwartete Gesamtzeit:		Diese Zeit summiert sich aus den erwarteten Zeiten der Subtasks.
Investierte Gesamtzeit:		Diese Zeit summiert sich aus den erwarteten Zeiten der Subtasks. Auch hier erfolgt bei positiver oder negativer Bilanz der investierten und erwarteten Gesamtzeit die Ausgabe in grüner oder roter Schrift.
Startet am:		Zeigt das bei der Taskerstellung definierte Start-Datum an.
Endet am:		Dies ist das Datum, an dem der Task erledigt sein muss.
Dateianhang:		Haben Sie bei der Erstellung eines Tasks eine Datei dem Task angehängt, zeigt Ihnen dieses Symbol das in der Taskliste an.
Zugewiesen:		Nennt den Benutzer, dem der Task aktuell zugewiesen ist.
Status:		Zeigt den Status des Tasks an. Es stehen folgende Stati zur Verfügung: Nicht begonnen; In Bearbeitung; Erledigt; Wartet auf jemanden; Zurückgestellt und Abgeschlossen.
Erstellt von:		Zeigt den Ersteller des Tasks an.
Erstellt am:		Zeigt das Datum an, an dem der Task erstellt wurde.
Zusatzfeld:		Das Zusatzfeld eines Tasks ist frei definierbar. Haben Sie einen Wert in dieses Feld geschrieben, wird der Wert an dieser Stelle angezeigt.
Zuletzt geändert am:		Zeigt das Datum der letzten Änderung des Tasks an.
Projekt:		Hier wird der Projektname angezeigt, in dem der Tasks sich befindet.
Task-Id:		Jeder Task erhält bei der Erstellung vom RS TaskGroup-Server eine eindeutige Kennziffer. Diese wird in dieser Spalte angezeigt.
Kommentar:		Haben Sie oder andere Benutzer einem Task Kommentare hinzugefügt, wird das durch dieses Symbol angezeigt.
Kategorie:		RS TaskGroup erlaubt das Definieren von beliebigen Kategorien. Ist einem Task eine Kategorie zugeordnet, sehen Sie das in dieser Spalte.

Die Taskinfo





Sobald Sie einen Task in der Taskliste markieren, wird in der Taskinfo der Inhalt des Tasks angezeigt. In der oberen linken Hälfte sehen Sie die definierten Eigenschaften des Tasks. Die rechte Hälfte der Taskinfo ist der Detailbeschreibung des Tasks gewidmet. Das hervorstechendste Merkmal der Taskinfo ist aber der Task-Verlauf, der unterhalb der Task-Eigenschaften definiert ist. Hier wird auf einen Blick ersichtlich, welcher Benutzer wann und wie mit dem Task gearbeitet hat.

Neu V2.1: Die Projekt-Statistik

Rufen Sie auf einem Projekt im Projektbaum mit der rechten Maustaste das projektbezogene Kontextmenü auf und klicken auf den Menüpunkt ''Projekt-Statistik''.



Es wird im rechten Hauptfenster ein neuer Tab mit der Projekt-Statistik angezeigt:



In dieser Statisitik werden die in diesem Projekt enthaltenen Tasks für einen definierten Zeitraum (wechselbare Ansicht zwischen Kalenderwochen und Monaten) ausgewertet. Die Statistik zeigt an, welche Tasks in diesem Projekt innerhalb des angegebenen Zeitraums bearbeitet wurden und wieviel Zeit investiert wurde. Ferner werden die an diesem Projekt im angegebenen Zeitraum beteiligten Benutzer angezeigt und welche Tasks diese Benutzer bearbeitet haben. Über die Export-Funktionen können diese Daten im Ganzen oder nach Benutzer für die weitere Verwendung exportiert werden.

Grundsätzlich arbeiten Sie mit einer Filteransicht genauso wie mit einem Projekt. Sie können Tasks anlegen, bearbeiten und löschen. Allerdings sollten Sie immer beachten, dass durch die Bearbeitung eines Tasks dieser aus der Filteransicht entfernt werden kann. Beispiel: Sie haben eine gespeicherte Filteransicht mit dem Filter ''Suchtext: Hallo'' definiert. Alle Tasks in dieser Filteransicht enthalten somit in Titel, Beschreibung oder an anderer Stelle den Text ''Hallo''. Wenn Sie nun einen Task öffnen und das ''Hallo'' in ''Guten Tag'' ändern, wird dieser Task nach dem Speichern in der Filteransicht nicht mehr angezeigt werden.

Wenn Sie innerhalb des Benutzer- und Gruppenmenüs auf einen Benutzer klicken, wird ein neuer Tab (Registerkarte) mit den Statusinformationen dieses Benutzers geöffnet:

Die Benutzeransicht



Hier sehen Sie auf einen Blick, welche Tasks dem Benutzer zugewiesen sind und, sofern der Benutzer bei einem Task die Zeiterfassung gestartet hat, welchen Task der Benutzer aktuell bearbeitet. Über die Schaltfläche ''Task zuweisen'' können Sie dem Benutzer direkt einen Task zuweisen, es öffnet sich zuerst der Projektauswahl-Dialog, der festlegt, zu welchem Projekt der neue Task gehört, und anschließend der ''Neuer Task''-Dialog.

Die Schaltfläche ''Zu erledigen'' zeigt die in der Grafik dargestellte Ansicht der Tasks, die dem Benutzer zugewiesen sind. Die Sortierung erfolgt dabei nach den Fälligkeiten der Tasks.

Die Schaltfläche ''Zeiterfassung'' zeigt Ihnen folgende Darstellung:



Das linke Diagramm zeigt Ihnen die Arbeitsstunden an den jeweiligen Wochentagen auf. Beachten Sie, dass hier nur die Tasks berücksichtigt werden, bei denen der Benutzer mit der Zeiterfassungsfunktion von RS TaskGroup gearbeitet hat! Klicken Sie hier auf einen Wochentag, zeigt das rechte Diagramm die einzelnen Tasks auf, die der Benutzer an diesem Tag bearbeitet hat. Die Darstellung zeigt die Dauer und den Beginn der jeweiligen Tätigkeit.

Öffnen Sie wie unter dem Punkt: ''Ich habe ein Projekt geöffnet. Wie kann ich damit arbeiten?'' beschrieben den Dialog für die Erstellung eines neuen Tasks über diesen Button:



Der ''Neuer Task''-Dialog



Über diesen Dialog erstellen Sie neue Tasks und Subtasks. Der Dialog unterteilt sich wie folgt:

Titel:		Geben Sie dem Task einen aussagekräftigen Titel.
Startet am:		Setzen Sie diese Option aktiv, wenn die Bearbeitung Ihres Tasks erst an einem bestimmten Datum/Uhrzeit erfolgen soll.
Endet am:		Setzen Sie diese Option aktiv, wenn Ihr Task zu einem bestimmten Datum fällig wird. Dieses Datum ist entscheidend für die in RS TaskGroup enthaltenen ''Fälligkeits''-Ansichten.
Zeit erwartet:		Geben Sie hier einen numerischen Wert ein und wählen daneben die Einheit aus: Minuten - Stunden.
Zeit investiert:		Dieses Feld ist nicht editierbar, sondern eine Anzeige der investierten Zeit. Siehe: ''Zeitenübersicht'' und ''Zeiterfassung starten''.
Zeitenübersicht:		Diese Schaltfläche öffnet einen neuen Dialog, der es Ihnen erlaubt, erbrachte Arbeitszeiten für diesen Task zu definieren und zu bearbeiten. Die hier stehenden Zeiten werden in dem Feld ''Zeit investiert'' ausgegeben.
Zeiterfassung starten:		Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um ad hoc die Zeiterfassung für diesen Task zu starten. Erforderlich ist hierfür mindestens die vorherige Eingabe eines Titels. Der Dialog wird mit Klick beendet und die Zeiterfassung gestartet. In der Taskliste des Projekts erkennen Sie Tasks mit aktiver Zeiterfassung an dem mit einer Stoppuhr gekennzeichneten Icon.

Priorität:		Die Priorität des zu erstellenden Tasks geben Sie hier an. Die Feineinstellung erfolgt in Einer-Schritten von 0 - 10.
Abhängig von:		Dieses Textfeld steht Ihnen zur freien Verfügung. Tragen Sie hier ein, was erledigt werden muss, bevor mit diesem Task gearbeitet werden kann.
Status:		Geben Sie hier den aktuellen Status des Tasks an. Möglich sind folgende Optionen: Nicht begonnen; In Bearbeitung; Erledigt; Wartet auf jemanden; Zurückgestellt und Abgeschlossen.
Fortschritt:		Wenn schon Teile des Tasks bearbeitet worden sind, geben Sie hier den Fortschritt in 10-% Schritten an. Wird ein Task auf ''Erledigt'' oder ''Abgeschlossen'' gesetzt, ändert sich der Fortschritt automatisch auf 100%. Neu V2.1: Setzen Sie den Fortschritt auf ''automatisch'', damit der Fortschritt vom System aus der erwarteten und investierten Zeit berechnet wird.
Kategorie:		Teilen Sie den Task einer Kategorie zu. Kategorien sind unternehmensweit in der globalen Konfiguration von RS TaskGroup definierbar.
Zusatzfeld:		Das Zusatzfeld steht Ihnen als Textfeld zur freien Verfügung. Tragen Sie hier bspw. eine Artikel-Nummer o. ä. ein. Auch dieses Feld wird von den Filteroptionen berücksichtigt.
Details:		Dieses Textfeld dient Ihnen zur Beschreibung der eigentlichen Aufgaben. Gibt der Titel nur stichwortartig die zu erledigende Aufgabe wieder, können Sie hier in detaillierter Form eine Beschreibung hinzufügen.

Erinnerung:		Aktivieren Sie die Erinnerungs-Option, damit Sie die folgenden Felder bearbeiten können und eine Erinnerung erhalten. Wählen Sie anschließend das Datum und die Uhrzeit des Erinnerungs-Termins aus.
Benutzer:		Definieren Sie hier, welcher Benutzer die Erinnerung an den von Ihnen erstellten Task erhalten soll.
Typ:		Hier wählen Sie den Typ der Erinnerungsform aus. Es stehen Ihnen zwei Typen zur Verfügung: Notifier und E-Mail. Die Erinnerungsfunktion per E-Mail setzt eine RS TaskGroup-Professional-Lizenz voraus. Ferner muss RS TaskGroup in der globalen Konfiguration für den E-Mail-Versand vorbereitet sein. Notifier: Der ausgewählte Benutzer erhält die Erinnerung innerhalb der RS TaskGroup-Oberfläche. Damit die Erinnerung angezeigt wird, muss der Benutzer die Oberfläche geöffnet haben und am RS TaskGroup-Server angemeldet sein. Sollte dies nicht der Fall sein, erhält der Benutzer nach Verstreichen des Erinnerungstermins bei nächster Anmeldung die Erinnerungs-Notifizierung. E-Mail: Der Benutzer erhält zum Erinnerungstermin eine E-Mail an die in der Benutzerkonfiguration hinterlegte E-Mail-Adresse. Die Zustellung erfolgt unabhängig davon, ob der Benutzer angemeldet ist oder nicht.

Zuweisen:		Sie können während der Erstellung eines Tasks diesen direkt an einen Benutzer zuweisen. Tragen Sie zuvor alle relevanten Daten in die vorgesehenen Felder ein und klicken anschließend auf den Button ''Zuweisen''. Es öffnet sich der ''Zuweisungs''-Dialog und erlaubt Ihnen die Auswahl des Benutzers, der den Task bearbeiten soll. Sie können innerhalb dieses Dialogs auch einen Zuweisungskommentar hinterlassen, der nicht Teil des Tasks an sich ist, aber z. B. nützliche Informationen für die Erledigung des Tasks beinhaltet.
Kommentar:		Dieser Button erlaubt Ihnen das Hinzufügen eines Kommentars zum Task. Kommentare werden in der Regel nicht als Bestandteil des Tasks betrachtet, sondern dienen eher dem Informationsfluss zur Erledigung des Tasks.

Neu V2.1: Der ''Datei-Anhänge''-Dialog


Über die Schaltfläche ''Anhänge'' gelangen Sie zu den Dateianhängen eines Tasks

Jede an einen Task anghängte Datei wird auf dem Server versioniert gespeichert. Wenn Sie eine vorhandene Datei im Dateianhang gegen eine neuere Datei austauschen, steht Ihnen anschließend über den Verlauf dieser Datei die alte Version zur Verfügung. Dateianhänge müssen Sie, wie von einem Webserver gewohnt, auf Ihren lokalen Rechner herunterladen und könnenn diese lokale Version bearbeiten. Speichern Sie die neue Version lokal ab und laden Sie diese sodann über die entsprechenden Schaltfläche wieder auf den Server hoch.

Neue Datei hinzufügen:		Über diesen Button öffnet sich der bekannte Dateiauswahl-Dialog. Suchen Sie auf Ihrem Computer die anzuhängende Datei aus und hängen diese Datei Ihrem Task an.
Datei austauschen:		Markieren Sie in der rechten Fensterhälfte die auszutauschende Datei. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche ''Datei austauschen''. Es öffnet sich der Dateiauswahl-Dialog. Wählen Sie die neue Datei aus und bestätigen den Dialog. Die markierte Datei wird mit ''Übernehmen'' durch die neue Datei ersetzt. Die alte Version können Sie jedoch über den Verlauf der Datei jederzeit wieder herunterladen.
Kommentar hinzufügen:		Kommentieren Sie Dateianhänge so, wie Sie es auch von den normalen Tasks gewohnt sind.
Anhang herunterladen:		Wenn an einem Task Dateianhänge vorhanden sind, können Sie die Datei markieren und über diesen Button auf Ihren Computer herunterladen.
Anhang löschen:		Wählen Sie eine Datei aus und klicken auf den Löschen-Button, um die Datei zu entfernen.
Datei exklusiv sperren:		Wählen Sie einen Dateianhang aus und klicken auf die Schaltfläche ''Datei exklusiv sperren''. Diese Funktion verhindert, dass andere Benutzer diese Datei herunterladen und bearbeiten können. Der sperrende Benutzer kann die Datei nun herunterladen, bearbeiten und ggfl. austauschen. Nach dem Vorgang muss der Benutzer die Datei wieder freigeben, damit andere Benutzer diese Datei herunterladen können. Gesperrte Dateien können nur vom sperrenden Benutzer und dem Admin wieder freigegeben werden.
Drag&Drop-Fläche:		Sie können mit einem aktuellen FireFox- oder Google Chrome-Browser Dateien aus Ihrer Explorer-Umgebung direkt per Drag & Drop auf diese Fläche fallen lassen, um diese an den Task anzuhängen. Eine Unterstützung durch den MS Internet-Explorer wird ab Version 10 des IE erwartet. Auch das Austauschen von Anhängen kann mittels Drag&Drop auf die jeweilige Datei erfolgen.

Ein Headtask ist ein intelligenter Task, der die erwartete / investierte Zeit und den Fortschritt der darunterliegenden Sub-Tasks automatisch berechnet. Die Erstellung eines Headtasks erfolgt analog zu der Erstellung eines normalen Tasks (siehe vorherigen Eintrag: Wie erstelle ich einen Task?). Folgende Felder und Funktionen eines Headtasks sind aber aufgrund der automatischen Berechnung deaktiviert:

-Zeiterfassung
-Status
-Fortschritt

Die restlichen Funktionen lassen sich wie bei einem normalen Task nutzen:


Neuer Headtask-Dialog

Um einen Headtask zu erstellen, klicken Sie auf den Button für den ''Neuer Task''-Editor. Definieren Sie oberhalb der Titel-Zeile, dass Sie einen Headtask erstellen wollen. Geben Sie Ihre Daten in die vorgegebenen Felder ein und klicken anschließend auf 'OK'. In der Taskliste wird der Headtask optisch hervorgehoben:


Baumansicht der Taskliste mit Headtask

Erstellen Sie nun einen oder mehrere Sub-Tasks. Vergeben Sie bei diesen Sub-Tasks erwartete Zeiten, werden diese automatisch beim übergeordneten Headtask ''hochgerechnet''. Auch die Sub-Tasks eines Headtasks können wiederum als ''Headtasks'' definiert werden.


Baumansicht der Taskliste mit Headtask und dessen Sub-Tasks

Die Fortschrittsanszeige zeigt Ihnen nun zwei Werte an: 1. den errechneten Fortschritt aus den jeweiligen Fortschritts-Prozentwerten und 2. den errechneten Fortschritt aus der Summe aller erwarteten Zeiten. Ein Headtask ''überwacht'' auch die erwartete Zeit und das End-Datum. Definieren Sie diese beiden Werte bei dem Headtask, wird dieser in der Liste sofort ''Rot'' angezeigt, sollte einer dieser Werte von den Sub-Tasks überschritten werden.

Elementarer Bestandteil von RS TaskGroup ist das Zuweisungs-Management von einzelnen Tasks. Sie können einen Task einem anderen Benutzer zur Bearbeitung zuweisen. Der kann den Task anschließend bearbeiten und entweder ''als OK zurück'' senden, eine Nachfrage stellen oder sogar einem weiteren Benutzer zuweisen. Wie das System funktioniert, erfahren Sie hier:

Benutzer A: Die Zuweisung

Erstellen oder öffnen Sie einen Task und klicken auf den Button ''Zuweisen'':



Es öffnet sich ein Dialog mit der Benutzerauswahl und einem Kommentarfeld:



Mit Klick auf ''Zuweisen'' beendet sich der Dialog und der Task ist dem anderen Benutzer, hier Kurt Gelbig, zugewiesen worden. Sie erkennen zugewiesene Tasks in der Taskliste an folgende Symbolen:

		Wenn ein Task einem anderen Benutzer als einem selbst zugewiesen ist, wird dieses in Blau gehaltene Symbol verwendet.
		Tasks, die einem selbst zugewiesen sind, verwenden dieses in Rot gehaltene Symbol.

Diese Farbgebung werden Sie auf vielen Symbolen wiederfinden. Alle Tasks, deren Aktionen-Symbol in blauer Farbe gestaltet ist, sind in Bearbeitung anderer Benutzer. Tasks mit einem in Rot gehaltenen Aktionen-Symbol betreffen einen immer selbst!

Wenn Sie nun den Task öffnen, zeigt sich der Verlauf dieses Tasks wie folgt:




Benutzer B: Hat den Task ''Erledigt''.

Benutzer B hat den Task bearbeitet und kann nun, den Task geöffnet, auf den Button ''OK'' klicken:



Es öffnet sich der ''Als OK zurück''-Dialog und ermöglicht dem Benutzer B das Hinzufügen einer Notiz:



In Ihrer Taskliste sieht das Symbol des Tasks nun so aus:



Der Verlauf des Tasks hat sich wie folgt angepasst:




Weitere Möglichkeiten bei zugewiesenen Tasks

Sie haben Benutzer B einen Task zugewiesen. Benutzer B hat nun folgende Optionen, mit dem Task umzugehen:

		Den Task als ''OK'' und somit als erledigt an den zuweisenden Benutzer zurücksenden.
		Der Task enthält Unklarheiten und Benutzer B hat eine oder mehrere Nachfragen dazu. Über diesen Button geht der Task an den Ersteller zurück, der wiederum über den Button ''Antworten'' die Aufgabenstellung neu definieren kann.
		Benutzer B kann den Task an Benutzer C weiter delegieren.
		Benutzer B kann dem Task einen Kommentar hinzufügen.

Ein Task, der von mehreren Benutzern bearbeitet und kommentiert worden ist, könnte einen ähnlichen Verlauf wie den Folgenden aufweisen:

Der Task wird von Ihnen erstellt und anschließend an den Benutzer A zugewiesen. Benutzer B delegiert den Task an Benutzer C weiter. Über die Kommentarfunktion teilt Benutzer B den anderen Benutzern mit, wo sich die zur Bearbeitung erforderlichen Dateien befinden. Benutzer C erledigt den Task und sendet diesen durch einfaches Klicken auf ''OK'' an Benutzer B zurück. Benutzer B klickt ebenfalls auf ''OK'' und sendet den erledigten Task an Sie mit einer Anmerkung zurück. Der Task ist wieder beim Ersteller der Zuweisung als Erledigt markiert zur Bearbeitung vorgelegt worden. Sie definieren den Task als ''Abgeschlossen'' und entfernen die Zuweisung.